Kulturen styr vårt språk

I förra veckan hade jag utbildning i klarspråk på en myndighet. Deltagarna var mycket motiverade och mottagliga. De ville verkligen lära sig skriva mer effektiva texter med ett språk som inte ställer sig i vägen för budskapet. Och de var helt på det klara med att det är viktigt att använda klarspråk när man skriver texter som ska läsas av myndighetens kunder.

I en av grupperna började vi prata om att skriva texter i en invand kommunikationskultur. Alla texter som skrivs på en myndighet vänder sig ju inte till medborgare, det finns många texter som ska läsas av interna mottagare. Och även om skribenterna är helt på det klara med att det är mest effektivt att skriva texter på klarspråk så kom vi att prata om hur dessa klarspråkliga texter skulle tas emot i organisationen. I gruppen fanns en oro över att inte framstå som seriös och kompetent inför personer högre upp i organisationen om man skriver alltför enkelt.

Eftersom en utbildning aldrig ger tillräckligt med tid för att fullt ut diskutera för- och nackdelar med klarspråk i internt skrivande så fick vi stanna vid att konstatera att klarspråk ändå var det bästa alternativet. Men att det naturligtvis finns sammanhang där mottagaren kan förvänta sig ett annat (krångligare) språk.

Det här fick mig dock att fundera över vilket genomslag en klarspråkssatsning egentligen har om man inte samtidigt tar tag i den språkkultur som råder i organisationen. Det är lätt att gå i fällan att förutsätta att klarspråk är självklart i offentliga verksamheter. Det är självklart när man skriver texter till externa mottagare, men inte alltid när texterna vänder sig till interna mottagare. Inom många organisationer frodas ibland ett sätt att skriva som ska visa att man behärskar det verkliga myndighetsspråket och där många skribenter kan känna att de inte blir tagna på allvar om de inte skriver på det sätt som kulturen föreskriver. Det här måste vi motverka och då krävs medvetna satsningar på både klarspråk och förändrad kultur.

Gruppens önskan var att alla i organisationen skulle få ta del av det som de fått ta del av, de vill att alla ska skriva klarspråk i alla lägen. För att detta ska bli allvar måste vi arbeta för att klarspråk ska bli normen för hur man uttrycker sig i alla organisationer, oavsett vem man kommunicerar med! För all kommunikation blir mer effektiv om vi inte tillåter språket att ställa sig i vägen.

Att kommunicera i förändring

Att jobba på nya sätt eller med nya system kan vara skrämmande för många. Att bli orolig och rädd i förändring är en helt naturlig reaktion, vi reagerar med reptilhjärnan. Reptilhjärnan har många fördelar i strid och stress men en stor nackdel - den är en mycket dålig kommunikationskompis och riktigt dålig på dialog!

Hur det nu är med det så måste vi ändå kommunicera med personer som är utsatta för förändringar eller känner sig hotade på andra sätt. När vi gör det är det viktigare än någonsin att våra budskap går fram och att det vi säger går in. För går budskapet in så kan vi också komma framåt genom att tillsammans agera med förändringen i stället för mot den. Att kommunicera förändring innebär att planera sin kommunikation och sina budskap så att reaktionen från reptilhjärnan blir lätt att hantera, på så sätt kommer vi vidare. Att kommunicera förändring innebär också att verkligen kommunicera, det vill säga att tillåta dialogen i alla dess former.

Varför går det då så ofta på tok? Jo, det är egentligen mycket sällan vi planerar så att vi är beredda att möta dialogen. När vi planerar våra kommunikationsinsatser (som vi gärna kallar dem) planerar vi egentligen ett antal budskap som vi ska sprida. Vi ägnar oss helt enkelt inte åt kommunikation, vi ägnar oss åt information. Vi tillåter inte dialogen, den blir mest ett störande inslag som vi inser att vi måste ta hand om men vi vet inte hur. Ofta är det så att eftersom vi själva är osäkra och rädda i förändringen blir det lätt så att vi lindar in oss i krångliga uttryck och otydliga budskap för att slippa ta dialogen.

Hur ska vi då göra för att lyckas?

• Tänk ut budskapen och vad du vill att den som möter förändringen ska göra när de tagit budskapet till sig.
• Fundera över vem som behöver veta vad och när och se till att de får rätt budskap vid rätt tillfälle i rätt sammanhang.
• Kommunicera tydligt, enkelt och begripligt - använd klarspråk!
• Tillåt det att ta tid - kommunikation i förändring sker under den tid mottagaren och dialogen behöver.
• Tänk på att det du kanske vetat under lång tid kan vara en överraskning för andra, visa att du respekterar det.

Lyssna färdigt!

Kommunikation innebär att både lyssna och tala, det är de flesta överens om. Om samtalet består av två personer som talar med varandra utan att egentligen lyssna blir det snarare två samtidigt pågående monologer och ingen kommunikation uppstår. Kommunikation innebär lyssnande!

Men hur länge lyssnar vi egentligen innan vi slutar lyssna aktivt och börjar fundera över vad vi ska säga med utgångspunkt i det som sagts? Vad kännetecknar egentligen den gode lyssnaren?

Jag har funderat över detta en tid och landat i att den gode lyssnaren är den som lyssnar färdigt! En god lyssnare lyssnar tills dess att du berättat hela historien, och börjar först därefter lägga upp sitt svar för att verkligen svara på det du sagt. 

En dålig lyssnare lyssnar inte alls. Men jag tycker även att den som svarar utifrån sina förutfattade meningar och hastigt sammanställda åsikter är en dålig lyssnare. Det jag vill säga du är en dålig lyssnare om du väntar tills den andre talat klart men slutar lyssna på halva vägen för du vet ju redan vad hen ska säga och vad du ska svara. Att svara slentrianmässigt utifrån en förutfattad mening är inte att kommunicera. Ett samtal kan vara dåligt även om det inte består av synbara monologer, svar som bygger på halva budskapet är inte heller svar.

Jag har själv råkat ut för detta flera gånger på senare tiden. Jag berättar något med utgångspunkt i min bakgrund som boende i en storstad. Andra personer i samtalet svarar med utgångspunkt i en egen åsikt om hur det är att bo i en storstad och hela samtalet dör. De lyssnade inte på vad jag sa utan på vad de tyckte om det jag sa och svarade nått som inte hade ett smack med det hela att göra. Det enda de uppnådde var att få mig att känna mig ännu mer utanför, vilket förvisso kan ha varit meningen. 

Det här är svårt och jag är säkert inte alltid en god lyssnare själv. Det är så lätt att man börjar forma slutsatser och svar i sitt huvud långt innan den andre sagt det som ska sägas. Och så svarar man nått som egentligen inte alls för samtalet framåt. Men jag har nu lovat mig själv en sak: Jag ska lyssna ordentligt innan jag börjar svara - jag ska kommunicera genom att lyssna färdigt!

Att tala klarspråk och att skriva klarspråk

Nu när jag startar min verksamhet som språkkonsult har jag naturligtvis funderat en del över begreppet klarspråk - i text. Idag hamnade jag i en situation där jag i hastigheten gick med på att det skulle kunna vara samma sak att tala klarspråk som att skriva klarspråk. Jag började då fundera på om det egentligen är så, trots att min första känsla var att "nä nu gick det nog lite fort, det är ju inte samma sak".

Min reaktion byggde på att jag såg en negativ klang i "tala klarspråk". Att möta någon som talar klarspråk är trots allt inte alltid positivt. Men egentligen ligger inte det i tolkningen av ordet, utan snarare i en beskrivning av i vilka situationer klarspråk har använts i talad form. Att tala klarspråk behöver inte på något sätt vara negativt, det är helt enkelt uttalanden som är rakt på sak och utan omskrivningar. Uttalanden som enkla och begripliga.

Skrivet klarspråk leder för somliga till andra negativa tolkningar, det finns de som anser att klarspråk i text är både onödigt och kanske fördummande. Men klarspråk är språk som dels är tydligt, dels begripligt för de avsedda mottagarna. Vad som är klarspråk kan alltså variera från situation till situation, men de flesta är överens om att det ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Och att vara tydlig, enkel och begriplig kan aldrig vara onödigt eller fördummande.

Klarspråk är enkelt och begripligt, oavsett om vi talar eller skriver det! Mitt snabba svar var inte fel - klarspråk är grunden för att budskapet ska nå ända fram, och ända in.

På otvärs med verkligheten!

Sedan jag flyttade norrut har jag upptäckt en massa praktiska språkliga egenheter i min omgivning. Förvisso är jag helt övertygad om att liknande språkliga egenheter är lika vanliga i min tidigare miljö, men här märks de tydligare. Jag säger inte heller att de nödvändigtvis är lokala för min nya miljö – men det är här jag lagt märke till dem.

Den första egenheten är mycket lokal, den hör närmare bestämt hemma i Skellefteå med omnejd. Där är man på tvärs med det mesta som går långsamt… I alla fall använder man prefixet tvär- för att markera att något som går fort i betydelsen att det tar lite tid. Jag har fått frågan ”kan du tvärkolla på det här” av en kollega som ville att jag skulle slänga ett öga på innehållet i ett dokument. Jag har hört andra kollegor mena att de tvärpratade med någon i andemeningen att de snabbt växlade några ord.  Funderar på om man kan använda uttrycket ”han tvärspringer” för att beskriva sprintern Usain Bolt men har kommit fram till att språket nog inte är moget ännu!

Den andra egenheten är förmågan att sätta ett negerande o- framför vilket ord som helt och därmed helt vända på dess betydelse. Häromdagen blev jag erbjuden ostora ägg, jag har fått höra att mina förslag är obra och att en person osatt när hen stod upp. Denna konstruktion har spritt sig som en löpeld över landet och används nu så vitt jag kan se i många sammanhang, troligen på grund av att den är enormt praktisk.

I sammanhanget kan man naturligtvis även fundera över det i detta sammanhang tvetydliga ordet ”oskön”. Historiskt är dess betydelse något som inte är snyggt, men jag vågar påstå att den nya betydelsen snarare är obekväm!

Bloggens läsare får gärna lämna förslag på ovanliga (!) o-ord i kommentarsfältet.

Konsekvensen av att vara konsekvent

Att vara konsekvent lönar sig, det brukar de flesta förstå. Men när det kommer till kritan är det ändå inte alltid så lätt att få gehör för detta.

Jag arbetar dagligen nära systemutvecklare, gränssnittsansvariga och webbgurus. Alla med sitt sätt att se på saken. Och just detta att alla har sitt sätt att se på saken kan få minst sagt dåliga konsekvenser när det kommer till att någon ska använda det de med stor möda och storslagna visioner knackat ihop. För i detaljerna har de inte alltid varit konsekventa.

Det kan vara så enkla saker som att en funktion som gör samma sak har olika namn i skilda delar av gränssnittet. Ibland heter den spara, ibland publicera och på nått ställe kanske visa. Men alla leder de till samma slutresultat, en färdig text som visas på skärmen för läsaren. Man tar sig inte tid att bestämma vad funktioner ska heta utan litar på att det finns en praxis, och hur denna praxis ser ut i respektive persons huvud är inte heller något man lägger så stor vikt vid. Det är därför det blir som det blir. Systemutvecklaren med stor erfarenhet av att bygga formulär för inmatning av uppgifter använder spara, webbgurun med stor erfarenhet av roliga och genomtänkta CMS säger publicera. Och den gränssnittsutvecklingsvane tycker kanske att visa är det mest naturliga för det är ju just det som händer - vi visar texten för läsaren.

Konsekvenserna kan på ytan verka roande och mindre allvarliga, men om vi tittar bakom kulisserna kan vi fundera över hur mycket tid som egentligen går åt för den som ska använda systemet. Hur många gånger letar hen efter fel funktion (i just denna del heter det publicera, inte spara). Hur mycket tid innebär det varje dag? Vilket förtroende inger egentligen ett system som är så inkonsekvent på ytan (för vem vet vad som döljer sig därunder...)

Så alla ni som arbetar med systemutveckling, gränssnittsdesign och coola webbar. Ta er tid att reda ut begreppen och använd dem sedan konsekvent. Konsekvensen av att vara konsekvent är att vi alla sparar tid och att folk vågar lita på att det där coola gränssnittet faktiskt fungerar!

Ordval som förminskar

Varje dag diskuterar olika debattörer hur kvinnor förminskas i talat och skrivet språk. Det är allvar och får inte förekomma, inget snack om saken. Men om man tar sig tid att granska språket ser man att det inte är ovanligt att händelser där män är inblandade beskrivs i lika förminskande ordalag!

Häromdagen blev jag uppmärksammad på en artikel i vår lokala tidning. I artikeln beskrevs ett brott som bland annat innebar att en man fick ett slag på käken, ett hårt slag! Och det var så det beskrevs, som en smäll på käften. Artikelläsaren lyfte blicken och sa, om det varit en kvinna hade de skrivit att hon blev misshandlad. Detta fick mig att tänka: gör vi ibland omedvetna språkliga markeringar åt det andra hållet? 

Jag menar alltså inte att vi överdriver när vi skriver att kvinnan blev misshandlad om hon fick ett slag, jag menar att vi underdriver när vi beskriver samma situation med två män inblandade. Om vi verkligen vill uppnå ett jämställt samhälle och ett jämställt språk borde vi ju använda samma ord för att beskriva samma sak, oavsett könet på de inblandade.

En annan situation där språket används för att underdriva är ju de förminskande ord som ofta används i mobbingsammanhang. Då kallas det för pojkstreck, bus och slagsmål. När det egentligen lika gärna skulle kunna kallas för vad det är: misshandel!

En misshandel är en misshandel är en misshandel, oavsett vem som utsätts för den och i vilket sammanhang!

Text 2.0 - den rätta vägen

De senaste dagarna har jag granskat en text. Texten i sig placerade sig nog i mitten av texter att granska. Den är rätt välskriven och budskapen är väl genomtänkta, men språket är onödigt mångordigt och floskelbetonat. Och den riskerar att förvilla läsaren med många och långa inskjutna bisatser.

Även om det är ett tag sedan sist är det ändå en rätt rutinbetonad uppgift för mig att granska texter och föreslå ändringar. Denna gång började jag därför mitt i rutinen fundera över ramarna för min granskning och vad som egentligen är rätt och fel. För mig är det självklart att granska en text med två utgångspunkter: skribentens eget sätt att skriva (som inte bör gå förlorat) och de uttalade regler som kan finnas i textens sammanhang.

Det slog mig att många textgranskare, språkkonsulter och korrekturläsare nog omedvetet arbetar mer med den andra utgångspunkten än med den första. För en del tycks det inte alls vara självklart att skribenten fortfarande ska känna igen sig i sin egen text, även efter det att den utsatts för alla ändringar som kan komma av skrivregler, klarspråksprinciper och tankar om mottagaranpassning. För mig är det självklart! Det är den som skrivit texten som ska kunna stå för att det är hens text. Och om granskaren ändrar för mycket för att få texten att passa in i sin egna outtalade mentala mall så uppnår vi inte detta. Ett ordval som är fel i ett sammanhang kan trots allt vara det bästa på just denna plats i just denna text.

För många år sedan granskade jag en forskningsrapport åt ett par mycket motvilliga skribenter. Ja alltså: de var inte motvilliga till skrivandet, men till granskningen. Känslan när vi slutligen var klara och de menade på att de kunde stå för varenda bokstav i hela texten trots att jag föreslagit ändringar som säkert påverkade 75 % av ursprungstexten går inte riktigt att beskriva. De upplevde helt enkelt att det fortfarande var deras egen text, i minsta beståndsdel.

Det är precis det här jag vill uppnå: jag vill alltid att skribenten ska känna att det är hens text, inte en annan text. Bara den egna texten i en mycket bättre version. Text 2.0 är den rätta vägen!

Kommunikation som når ända fram

I dagarna har det verkligen varit aktuellt att reflektera över kärnan i min verksamhet, "Kommunikation som når ända fram". Jag ser i många sammanhang att det är svårare än man kan tro, det finns många hinder på vägen. Det kan vara sådant som avsändare som egentligen inte vill bli förstådda, mottagare som egentligen inte vill förstå och kommunikation mellan människor som egentligen inte pratar om samma sak.

Att en avsändare inte vill bli förstådd kan låta otroligt. Och egentligen tror jag inte alltid att det handlar om ovilja utan mer om starka behov att få sagt det man vill ha sagt, oavsett om någon fattar eller inte. Behov som då får stå i vägen för alla eventuella tankar om mottagaren. Av någon anledning blir det viktigare att säga det man har att säga än att säga det så att mottagaren förstår och kan agera. Men varför blir det så?

Skälen kan vara många, ofta handlar det nog om att mottagaren känns alltför långt bort och är för oklar. Som skribent saknar man verktygen att se mottagaren framför sig och skriva för hen. Det kan naturligtvis också vara så att skribenten inte orkar, hinner eller förmår sätta mottagaren i första rummet. Uppdraget är kanske faktiskt bara att få ut informationen så snabbt det bara går. Hur ska vi som tycker att mottagaranpassning är viktigt nå fram till denna skribent?

Det enkla svaret är att det inte är den som skriver texten som vi måste nå fram till. Vi måste istället skaffa oss förståelse för vilka processer och strukturer som styr hen, och nå fram till de som styr över dessa. Det kan vara chefen, men lika ofta handlar det om kulturella frågor i den organisation där de skriver texten.

För en språkkonsult som mig är det lätt att tro att lösningen är att få den som skriver texten att ta till sig tankarna om mottagaranpassning och att skriva texter med det i åtanke. Genom mina år i en bransch där kommunikation mellan människor inte alltid står så högt i kurs har jag dock förstått att det ofta inte handlar om den som faktiskt skriver texten. Det handlar om kulturen texten blir till i och om vi verkligen vill hjälpa dem att hjälpa sig själva att skriva bättre texter så måste vi hjälpa dem gräva där de står, i sin egen kultur!

Språkit språkar ser dagens ljus

Välkommen till Språkit språkar, en blogg om språk, kommunikation och organisationsutveckling. Det är dags för Språkit att göra sin röst hörd i bloggetern.

Bakom Språkit språkar finns Språkit och bakom Språkit finns jag, Åsa Bäcklin. En mångsysslare i kommunikation, pedagogik och verksamhetsutveckling som tagit steget tillbaka till mitt ursprung. Efter 10 utvecklande år i IT-branschen har jag valt att lämna kommunikation mellan datorer till dom som tycker det är roligare. Själv återvänder jag till att jobba med kommunikation mellan människor - och mitt motto är i alla lägen "Kommunikation som når ända fram".