Att kommunicera i förändring

Att jobba på nya sätt eller med nya system kan vara skrämmande för många. Att bli orolig och rädd i förändring är en helt naturlig reaktion, vi reagerar med reptilhjärnan. Reptilhjärnan har många fördelar i strid och stress men en stor nackdel - den är en mycket dålig kommunikationskompis och riktigt dålig på dialog!

Hur det nu är med det så måste vi ändå kommunicera med personer som är utsatta för förändringar eller känner sig hotade på andra sätt. När vi gör det är det viktigare än någonsin att våra budskap går fram och att det vi säger går in. För går budskapet in så kan vi också komma framåt genom att tillsammans agera med förändringen i stället för mot den. Att kommunicera förändring innebär att planera sin kommunikation och sina budskap så att reaktionen från reptilhjärnan blir lätt att hantera, på så sätt kommer vi vidare. Att kommunicera förändring innebär också att verkligen kommunicera, det vill säga att tillåta dialogen i alla dess former.

Varför går det då så ofta på tok? Jo, det är egentligen mycket sällan vi planerar så att vi är beredda att möta dialogen. När vi planerar våra kommunikationsinsatser (som vi gärna kallar dem) planerar vi egentligen ett antal budskap som vi ska sprida. Vi ägnar oss helt enkelt inte åt kommunikation, vi ägnar oss åt information. Vi tillåter inte dialogen, den blir mest ett störande inslag som vi inser att vi måste ta hand om men vi vet inte hur. Ofta är det så att eftersom vi själva är osäkra och rädda i förändringen blir det lätt så att vi lindar in oss i krångliga uttryck och otydliga budskap för att slippa ta dialogen.

Hur ska vi då göra för att lyckas?

• Tänk ut budskapen och vad du vill att den som möter förändringen ska göra när de tagit budskapet till sig.
• Fundera över vem som behöver veta vad och när och se till att de får rätt budskap vid rätt tillfälle i rätt sammanhang.
• Kommunicera tydligt, enkelt och begripligt - använd klarspråk!
• Tillåt det att ta tid - kommunikation i förändring sker under den tid mottagaren och dialogen behöver.
• Tänk på att det du kanske vetat under lång tid kan vara en överraskning för andra, visa att du respekterar det.

Lyssna färdigt!

Kommunikation innebär att både lyssna och tala, det är de flesta överens om. Om samtalet består av två personer som talar med varandra utan att egentligen lyssna blir det snarare två samtidigt pågående monologer och ingen kommunikation uppstår. Kommunikation innebär lyssnande!

Men hur länge lyssnar vi egentligen innan vi slutar lyssna aktivt och börjar fundera över vad vi ska säga med utgångspunkt i det som sagts? Vad kännetecknar egentligen den gode lyssnaren?

Jag har funderat över detta en tid och landat i att den gode lyssnaren är den som lyssnar färdigt! En god lyssnare lyssnar tills dess att du berättat hela historien, och börjar först därefter lägga upp sitt svar för att verkligen svara på det du sagt. 

En dålig lyssnare lyssnar inte alls. Men jag tycker även att den som svarar utifrån sina förutfattade meningar och hastigt sammanställda åsikter är en dålig lyssnare. Det jag vill säga du är en dålig lyssnare om du väntar tills den andre talat klart men slutar lyssna på halva vägen för du vet ju redan vad hen ska säga och vad du ska svara. Att svara slentrianmässigt utifrån en förutfattad mening är inte att kommunicera. Ett samtal kan vara dåligt även om det inte består av synbara monologer, svar som bygger på halva budskapet är inte heller svar.

Jag har själv råkat ut för detta flera gånger på senare tiden. Jag berättar något med utgångspunkt i min bakgrund som boende i en storstad. Andra personer i samtalet svarar med utgångspunkt i en egen åsikt om hur det är att bo i en storstad och hela samtalet dör. De lyssnade inte på vad jag sa utan på vad de tyckte om det jag sa och svarade nått som inte hade ett smack med det hela att göra. Det enda de uppnådde var att få mig att känna mig ännu mer utanför, vilket förvisso kan ha varit meningen. 

Det här är svårt och jag är säkert inte alltid en god lyssnare själv. Det är så lätt att man börjar forma slutsatser och svar i sitt huvud långt innan den andre sagt det som ska sägas. Och så svarar man nått som egentligen inte alls för samtalet framåt. Men jag har nu lovat mig själv en sak: Jag ska lyssna ordentligt innan jag börjar svara - jag ska kommunicera genom att lyssna färdigt!

Att tala klarspråk och att skriva klarspråk

Nu när jag startar min verksamhet som språkkonsult har jag naturligtvis funderat en del över begreppet klarspråk - i text. Idag hamnade jag i en situation där jag i hastigheten gick med på att det skulle kunna vara samma sak att tala klarspråk som att skriva klarspråk. Jag började då fundera på om det egentligen är så, trots att min första känsla var att "nä nu gick det nog lite fort, det är ju inte samma sak".

Min reaktion byggde på att jag såg en negativ klang i "tala klarspråk". Att möta någon som talar klarspråk är trots allt inte alltid positivt. Men egentligen ligger inte det i tolkningen av ordet, utan snarare i en beskrivning av i vilka situationer klarspråk har använts i talad form. Att tala klarspråk behöver inte på något sätt vara negativt, det är helt enkelt uttalanden som är rakt på sak och utan omskrivningar. Uttalanden som enkla och begripliga.

Skrivet klarspråk leder för somliga till andra negativa tolkningar, det finns de som anser att klarspråk i text är både onödigt och kanske fördummande. Men klarspråk är språk som dels är tydligt, dels begripligt för de avsedda mottagarna. Vad som är klarspråk kan alltså variera från situation till situation, men de flesta är överens om att det ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Och att vara tydlig, enkel och begriplig kan aldrig vara onödigt eller fördummande.

Klarspråk är enkelt och begripligt, oavsett om vi talar eller skriver det! Mitt snabba svar var inte fel - klarspråk är grunden för att budskapet ska nå ända fram, och ända in.

På otvärs med verkligheten!

Sedan jag flyttade norrut har jag upptäckt en massa praktiska språkliga egenheter i min omgivning. Förvisso är jag helt övertygad om att liknande språkliga egenheter är lika vanliga i min tidigare miljö, men här märks de tydligare. Jag säger inte heller att de nödvändigtvis är lokala för min nya miljö – men det är här jag lagt märke till dem.

Den första egenheten är mycket lokal, den hör närmare bestämt hemma i Skellefteå med omnejd. Där är man på tvärs med det mesta som går långsamt… I alla fall använder man prefixet tvär- för att markera att något som går fort i betydelsen att det tar lite tid. Jag har fått frågan ”kan du tvärkolla på det här” av en kollega som ville att jag skulle slänga ett öga på innehållet i ett dokument. Jag har hört andra kollegor mena att de tvärpratade med någon i andemeningen att de snabbt växlade några ord.  Funderar på om man kan använda uttrycket ”han tvärspringer” för att beskriva sprintern Usain Bolt men har kommit fram till att språket nog inte är moget ännu!

Den andra egenheten är förmågan att sätta ett negerande o- framför vilket ord som helt och därmed helt vända på dess betydelse. Häromdagen blev jag erbjuden ostora ägg, jag har fått höra att mina förslag är obra och att en person osatt när hen stod upp. Denna konstruktion har spritt sig som en löpeld över landet och används nu så vitt jag kan se i många sammanhang, troligen på grund av att den är enormt praktisk.

I sammanhanget kan man naturligtvis även fundera över det i detta sammanhang tvetydliga ordet ”oskön”. Historiskt är dess betydelse något som inte är snyggt, men jag vågar påstå att den nya betydelsen snarare är obekväm!

Bloggens läsare får gärna lämna förslag på ovanliga (!) o-ord i kommentarsfältet.